آشنایی با انواع نمونه چارت‌های سازمانی

عناصر اصلی تشکیل دهنده چارت سازمانی

به طور معمول، چارت سازمانی بر مبنای بزرگی یا کوچکی یک سازمان متشکل از عناصر بصری مختلفی است، اما عناصر اصلی تشکیل دهنده آن به شرح زیر هستند:

• واحدها و بخش‌ها: تمامی واحدها و بخش‌های موجود در یک سازمان باید در چارت سازمانی نشان داده شوند تا دید دقیقی از ارتباطات بین بخش‌ها و واحد‌ها حاصل شود. به طور مثال، بخش‌هایی مانند اداری، مالی، بازاریابی، فناوری اطلاعات، فروش و غیره باید به وضوح نشان داده شده باشند.
• سلسله مراتب مدیریتی: یکی دیگر از مولفه‌های کلیدی چارت سازمانی، سلسله مراتب مدیریتی است. به منظور نمایش سلسله مراتب مدیریتی، معمولا از بالاترین سمت سازمانی (مدیر عامل، رییس سازمان و این موارد) شروع شده و تا آخرین سطح سازمانی ادامه می‌یابد که سطح مدیریتی هر کدام از بخش‌ها و واحد‌های سازمانی را مشخص می‌کند.
• روابط سلسله مراتبی: چارت سازمانی اجازه می‌دهد تا رابطه سلسله مراتبی بخش‌ها و واحد‌های مختلف را به تصویر بکشیم. به بیان دقیق‌تر، قادر هستیم تا مشخص کنیم کدام یک از بخش‌ها و واحد‌ها، زیرمجموعه واحد‌های دیگر هستند و یا به کدام بخش‌ها یا واحد‌ها باید مستقیما گزارش دهند.
• ارتباطات و جریان اطلاعات:  آخرین عنصر اصلی چارت سازمانی، نمایش ارتباطات و جریان اطلاعات بین واحد‌ها و بخش‌های مختلف است و نشان دهنده جریان اطلاعات بین سطوح مختلف مدیریتی، گزارش‌دهی بخش‌ها و واحد‌ها و هماهنگی بین آن‌ها است.

همچنین، باید به این نکته اشاره داشته باشیم که برخی از متخصصان چارت سازمانی و ساختار سازمانی را یکسان می‌دانند، در حالی که این دو تفاوت‌های زیادی با یکدیگر دارند.

حال اگر قصد داشته باشیم برای این مولفه‌ها از عناصر گرافیکی استفاده کنیم، موارد زیر را خواهیم داشت.

1. جعبه‌ها یا مستطیل‌ها: هر جعبه نمایانگر یک شخص یا یک واحد سازمانی است. عنوان و عملکرد آنها درون جعبه ذکر می‌شود.
2. خطوط: خطوط میان جعبه‌ها نشان‌دهنده روابط سلسله مراتبی است. طول و قرارگیری خطوط نشان می‌دهد که کدام شخص یا واحد به کدام شخص یا واحد گزارش می‌دهد.
3. عناصر سلسله مراتبی: در چارت سازمانی، سطوح مختلف سازمان را نمایش می‌دهد. از سطوح عمومی‌تر به سطوح خاص‌تر می‌توان به ترتیب مدیرعامل، مدیران عامل، مدیران بخش، رهبران گروه و کارکنان اشاره کرد.
4. ارتباطات جانبی: ممکن است در چارت سازمانی نشان داده شود که برخی افراد یا واحدها به عنوان مشاوران یا رابط‌های ارتباطی در نقش‌های خاصی وجود دارند.

هدف اصلی چارت سازمانی نشان دادن ساختار سلسله مراتبی سازمان و ارتباطات درون سازمانی است. این نمودار به کارکنان کمک می‌کند تا وظایف و مسئولیت‌هایشان را در سازمان مشخص کنند و با ساختار کلی سازمان آشنا شوند. همچنین، چارت سازمانی به مدیران کمک می‌کند تا سازمان را به طور موثرتر مدیریت کنند و روابط سلسله مراتبی را بهبود بخشند.

چارت سازمانی چه اطلاعاتی درباره ساختار سازمان را نشان می‌دهد؟

چارت سازمانی اطلاعات مهمی درباره ساختار سازمانی را نشان می‌دهد. این اطلاعات به شرح زیر هستند:

• سلسله مراتب: چارت سازمانی نشان می‌دهد که کدام افراد یا واحدها به کدام افراد واحدها گزارش می‌دهند. با توجه به خطوط ارتباطی در نمودار، مشخص می‌شود که کدام سطح سازمانی به سطح دیگر مسئول است.
• واحدهای سازمانی: چارت سازمانی نشان می‌دهد که چه واحدهایی در سازمان وجود دارند و نسبت آنها به یکدیگر چگونه است. این اطلاعات شامل بخش‌ها، گروه‌ها، تیم‌ها، واحدهای عملیاتی، واحدهای مدیریتی و سایر واحدها می‌شود.
• عناصر سلسله مراتبی: چارت سازمانی نشان می‌دهد که کدام افراد یا گروه‌ها در سازمان سطح بالاتری از دیگران قرار دارند و در کدام سطح سازمانی مسئولیت‌ها و اختیارات بیشتری دارند. این اطلاعات راجع به مدیرعامل، مدیران عامل، مدیران بخش، رهبران گروه و سایر افراد سطوح مختلف سازمانی را نشان می‌دهد.
• ارتباطات درون سازمانی: چارت سازمانی نشان می‌دهد که کدام افراد یا واحدها با یکدیگر در ارتباط هستند و چه نوع ارتباطاتی بین آنها وجود دارد. این اطلاعات نشان می‌دهد که آیا ارتباطات بین افراد به صورت مستقیم یا از طریق واحدهای واسطه انجام می‌شود.
• عناصر جانبی: چارت سازمانی ممکن است اطلاعاتی راجع به عناصر جانبی مانند مشاوران یا رابط‌های ارتباطی (ذینفعان) در سازمان نشان دهد. این افراد معمولا نقش‌های خاصی در ارتباطات درون سازمانی دارند.

چارت سازمانی چه تفاوتی با ساختار سازمانی دارد؟

در پاراگراف قبل با چیستی و چرایی تعریف چارت سازمانی تا حدودی آشنا شدیم، در این بخش در نظر داریم تا ساختار سازمانی و تفاوت‌های آن با چارت سازمانی را مورد بررسی قرار دهیم. در چارت سازمانی، نحوه ارتباطات بخش‌ها و واحدها و سطوح مدیریتی آن‌ها نمایش داده می‌شود، در حالی که در ساختار سازمانی، به تقسیم و سازماندهی وظایف و هماهنگی کارها و مسئولیت‌ها بین اعضای سازمان یا گروه‌ها و تیم‌های فعال در سازمان‌ها پرداخته می‌شود.

چارت سازمانی بر مبنای کارمندان، انتساب‌ها، بخش‌ها و سلسله مراتب سازمانی و مدیریتی طراحی می‌شود و با تغییر افراد درون سازمان به روز می‌شود؛ در مقابل، ساختار سازمانی روی مفاهیمی مثل هدف، وظایف، شاخص‌های کلیدی عملکردی (KPIs)، وظایف و هماهنگی کارها تمرکز دارد و به سازمان‌ها در تشکیل گروه‌های کاری، تعیین اعضای پروژه و تقسیم بندی وظایف بین اعضا کمک می‌کند.

چارت سازمانی اطلاعات و یک نمودار گرافیکی است که سلسله مراتب سازمانی، واحدهای سازمانی و ارتباطات بین آنها را نشان می‌دهد. در واقع، چارت سازمانی نحوه سازماندهی و ساختار سازمانی را به طور گرافیکی نشان می‌دهد. به عبارت دیگر، چارت سازمانی یک ابزار بصری است که ساختار سازمانی را به تصویر می‌کشد.

ساختار سازمانی به طور کلی به نحوه تنظیم و سازماندهی اجزای سازمان اشاره دارد؛ شامل سلسله مراتب، واحدهای سازمانی، روابط سلسله مراتبی، مسئولیت‌ها و اختیارات است. در حقیقت، ساختار سازمانی شامل تمام عناصری است که نحوه تعیین وظایف، مسئولیت‌ها و ارتباطات در سازمان را تعیین می‌کند.

چارت سازمانی بیشتر برای ارائه یک نمای کلی از ساختار سازمانی و درک بهتر ارتباطات سازمانی استفاده می‌شود. این ابزار بصری به کارکنان کمک می‌کند تا موقعیت وظایف خود را در سازمان مشخص کنند و با ساختار کلی سازمان آشنا شوند. از طرف دیگر، ساختار سازمانی بیشتر به عنوان یک مدل سازمانی که عناصر تنظیمی و تنظیمات سازمان را تعیین می‌کند، استفاده می‌شود.

چرا به چارت سازمانی نیاز داریم؟

چارت سازمانی به عنوان یک ابزار مفید در مدیریت سازمان‌ها و ساختاردهی مناسب مورد استفاده قرار می‌گیرد. همان‌گونه پیش‌تر اشاره شد، وجود نظم و شفافیت در سازمان‌ها، از عوامل مهم در پیشرفت و توسعه است و یکی از ابزارهای اصلی برای دست‌یابی به نظم و شفافیت به شمار می‌رود. برخی از مزیت‌های استفاده از چارت سازمانی به شرح زیر هستند:

• افزایش شفافیت درون سازمان: اولین تاثیر مثبت چارت سازمانی، افزایش شفافیت است. با تعریف دقیق چارت سازمانی، افراد سازمان دید کاملی از سطوح مدیریتی و روابط کاری بین بخش‌ها و افراد مختلف به دست می‌آورند که شفافیت در سازمان را افزایش می‌دهد و همکاری و ارتباطات بین بخش‌ها و واحد‌ها تقویت می‌کند.
• تسهیل ارتباطات و مدیریت آن‌ها: اعضای سازمان با نگاه کردن به چارت سازمانی، درک کاملی از ارتباطات و جریان اطلاعات به دست می‌آورند و درک می‌کنند که هر واحد یا بخش سازمانی توسط چه افرادی مدیریت می‌شوند، از چه افرادی باید اطلاعات و راهنمایی‌های لازم را دریافت کنند، گزارش‌های خود را باید برای چه مقامی ارسال کنند، سلسله مراتب مکاتبات به چه صورتی است، هر کدام از بخش‌ها و واحد‌ها زیرمجموعه کدام سطح مدیریتی هستند.
• شناسایی نقاط قوت و ضعف سازمان: مدیران با نگاه کردن به چارت سازمانی، نقاط قوت و ضعف سازمان را تشخیص می‌دهند، پراکندگی نیروی انسانی در بخش‌ها و واحد‌های مختلف سازمان را بررسی می‌کنند و در صورت نیاز، تغییرات لازم را در چارت سازمانی اعمال می‌کنند.
• جذب و حفظ نیروی کار: یکی دیگر از مزایای درخشان چارت سازمانی، جذب نیروی کار جدید و حفظ نیروی کار فعلی است. با تعریف چارت سازمانی، افرادی که قصد ورود به سازمان را دارند، دید کاملی از سلسله مراتب سازمانی و جایگاه خود به دست می‌آورند و تصمیم‌گیری بهتری برای پیوستن به سازمان خواهند داشت. همچنین، اعضای فعلی سازمان با مشاهده چارت سازمانی دید کاملی از مسیر شغلی خود در سازمان و روابط سلسله مراتبی به دست می‌آورند.
• تسهیل روند تغییرات سازمانی: عوامل مختلف باعث به وجود آمدن تغییر در چارت سازمانی می‌شوند که از مهم‌ترین آن‌ها باید به توسعه سازمان، ادغام، تغییر استراتژی‌های سازمانی و غیره اشاره کرد. این چارت به مدیران کمک می‌کند به ساده‌ترین و سریع‌ترین شکل، تغییرات رخ داده در سازمان را از طریق چارت سازمانی مشاهده کنند.

انواع چارت سازمانی

چارت سازمانی به عنوان یک ابزار مدیریت سازمانی، به اشکال مختلفی مورد استفاده قرار می‌گیرد. برخی از انواع رایج چارت سازمانی را شرح زیر است:

1.  چارت سازمانی سلسله مراتبی (Hierarchical Organizational Chart): این نوع چارت، سازمان را به صورت سلسله مراتبی نشان می‌دهد. سطوح مختلف مدیریتی و واحدها در سازمان با استفاده از کادرها و خطوط متصل به یکدیگر نمایش داده می‌شوند.
2.  چارت سازمانی ماتریسی (Matrix Organizational Chart): در ساختار سازمانی ماتریسی، سازمان بر اساس یک سلسله مراتب سنتی سازمان‌دهی نمی‌شود. بلکه، ترکیبی از واحدهای عمودی و افقی وجود دارد که به تیم‌ها و پروژه‌ها تقسیم می‌شوند. این نوع چارت سازمانی روابط چندگانه بین اعضای سازمان را نشان می‌دهد.
3.  چارت سازمانی تقسیمی (Divisional Organizational Chart): در ساختار سازمانی تقسیمی، سازمان به صورت شعبه‌ها یا واحدهای جغرافیایی تقسیم می‌شود. هر شعبه معمولا مستقل و مسئولیت‌های خود را دارد و مدیریت محلی در هر شعبه انجام می‌شود.
4.  چارت سازمانی تابعی (Functional Organizational Chart): در ساختار سازمانی تابعی، سازمان بر اساس وظایف و عملکرد‌های کاری تقسیم می‌شود. بخش‌ها بر اساس وظایف و تخصص‌های مشخص مانند بازاریابی، مالی، منابع انسانی و غیره سازمان‌دهی می‌شوند.
5.  چارت سازمانی مرکزی (Centralized Organizational Chart): در ساختار سازمانی مرکزی، تمام تصمیم‌گیری‌ها و اختیارات در سطح مرکزی سازمان تمرکز می‌شود و بخش‌ها و واحدها از سازمان مرکزی دستورالعمل‌ها و راهنمایی‌ها را دریافت می‌کنند.
6.  چارت سازمانی تخت (Flat Organizational Chart): در چارت سازمانی تخت یا سازمانی افقی، تعداد سطوح مدیریتی کمتر است و ارتباط مستقیم بین کارکنان و مدیران وجود دارد. در این نوع سازمان، ساختار سلسله مراتبی کلاسیک کاهش یافته و کارکنان به طور مستقیم با یکدیگر در ارتباط هستند و تصمیم‌گیری‌ها واجرای آن‌ها به سرعت صورت می‌گیرد. از مزایای چارت سازمانی تخت باید به ارتباط مستقیم (این نوع چارت ارتباط مستقیم بین کارکنان و مدیران را تسهیل می‌کند و از طریق حذف لایه‌های مدیریتی، فرصت برقراری ارتباط مستقیم و صمیمی بین اعضای سازمان را بهبود می‌بخشد)،  سرعت تصمیم‌گیری (تصمیم‌گیری‌ها به سرعت انجام می‌شود، زیرا نیازی به تایید و گذر از سلسله مراتب مدیریتی طولانی نیست. این امر می‌تواند بهبود قابل توجهی در رشد و توسعه سازمان داشته باشد)، انعطاف‌پذیری و غیره اشاره کرد.  
7.  چارت سازمانی ترکیبی (Combination Organizational Chart) : در چارت سازمانی ترکیبی، سازمان از ترکیب چندین نوع ساختار سازمانی استفاده می‌کند. این نوع چارت سازمانی تلاش می‌کند تا مزایای مختلف چارت‌های دیگر را ترکیب کند و معایب آن‌ها را کاهش دهد. در چارت سازمانی ترکیبی، می‌توان به دو یا چندین بعد از سازمان اشاره کرد. به عنوان مثال، یک بعد می‌تواند بر اساس وظایف و عملکرد‌های مشخص (ساختار تابعی) سازمان تقسیم شود و در عین حال، بعد دیگر می‌تواند بر اساس پروژه‌ها یا تیم‌های مستقل (ساختار ماتریسی) سازماندهی شود. از مزایای چارت سازمانی ترکیبی باید به انعطاف‌پذیری، تخصص، هماهنگی بهتر و غیره اشاره کرد. هرچند چارت سازمانی ترکیبی مزایایی دارد، اما معایبی نیز دارد. به عنوان مثال، ممکن است پیچیدگی مدیریتی بیشتری نسبت به ساختارهای ساده‌تر داشته باشد و نیاز به هماهنگی و مدیریت مناسب بین ساختارهای مختلف را داشته باشد. استفاده از چارت سازمانی ترکیبی بستگی به نوع سازمان، صنعت، اندازه و هدف‌های آن دارد.
8.  چارت سازمانی شبکه‌ای (Network Organizational Chart): چارت سازمانی شبکه‌ای بر اساس ارتباطات و روابط شبکه‌ای بین اعضای سازمان ساختاردهی می‌شود. در این نوع سازمانی، برخلاف ساختار سلسله مراتبی سنتی، نهادهای مختلف بر اساس روابط با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند. در چارت سازمانی شبکه‌ای، هیچ سطح سلسله مراتبی مشخصی وجود ندارد و اعضای سازمان بر اساس نیازهای پروژه‌ها و وظایف خاص به صورت شبکه‌ای با یکدیگر ارتباط دارند. هر عضو می‌تواند با سایر اعضا مستقیما تعامل کند و اطلاعات و منابع را به اشتراک بگذارد. یکی از مزایای چارت فوق اشتراک دانش و منابع است. در چارت شبکه‌ای، اعضا می‌توانند دانش، تجربیات و منابع مختلف را به اشتراک بگذارند که می‌تواند بهبود خلاقیت و نوآوری در سازمان را به همراه داشته باشد.
9.  چارت سازمانی پروژه‌ای (Project Organizational Chart): چارت سازمانی پروژه‌ای برای مدیریت پروژه‌ها به کار می‌رود. این نوع چارت سازمانی نشان می‌دهد که در یک پروژه، اعضای سازمان به چه صورتی سازماندهی شده‌اند و نقش و مسئولیت هر فرد در پروژه چیست. چارت سازمانی پروژه‌ای معمولا شامل موارد زیر است:

• مدیر پروژه (Project Manager): این فرد مسئولیت کلی مدیریت پروژه را بر عهده دارد. وی مسئول برنامه‌ریزی، کنترل، هماهنگی و رسیدگی به مسائل پروژه است.
• اعضا تیم پروژه (Project Team): به اعضای مختلفی اشاره دارد که در اجرای پروژه شرکت می‌کنند.
• ذینفعان پروژه (Project Stakeholders): این شامل افراد و سازمان‌هایی است که تاثیری بر پروژه دارند و در نتیجه از جمله نقش‌های مهم در چارت سازمانی پروژه‌ای قرار می‌گیرند.
• مشاوران و منابع خارجی (Consultants and External Resources): در برخی پروژه‌ها، برای تامین نیازهای خاص، مشاوران و منابع خارجی نیز مورد استفاده قرار می‌گیرند. آن‌ها نقش‌های خاص خود را در پروژه ایفا می‌کنند.

چارت سازمانی پروژه‌ای می‌تواند به شکل سلسله مراتبی یا به صورت ماتریسی طراحی شود، به طوری که وابستگی‌ها و روابط بین اعضا واضح باشد. استفاده از چارت سازمانی پروژه‌ای به مدیران پروژه کمک می‌کند تا ساختار و سازماندهی مناسبی را برای اجرای پروژه ایجاد کنند، به طوری که تمامی اعضای تیم درک مشترکی از انتظارات و مسئولیت‌هایشان داشته باشند.