۵ ابزار مدیریت پروژه برتر برای سرعت بخشیدن به اهداف

مدیریت پروژه تعاریف و موارد متعددی را شامل می‌شود. اما در حالت کلی مدیریت پروژه به معنای شناسایی نیازها، تعیین اهداف روشن و دست یافتنی، برقراری تعادل در ارتباط با درخواست‌های ذی‌نفعان و تضمین‌کننده رسیدن به یک هدف مشترک است. آمارها نشان می‌دهند یکی از بزرگ‌ترین چالش‌هایی که اثر کسب‌وکارها در زمینه مدیریت پروژه با آن دست به گریبان هستند، به عدم برقراری تعادل درست و منطقی میان هزینه‌ها و زمان باز می‌گردد.

مطلب پیشنهادی

ترفندهایی برای افزایش کارایی

برای بهره‌وری بیشتر در کار و زندگی؛ این ده مطلب را بخوانید!

موسسه پرایس واتر هاوس کوپرز 10640 پروژه انجام شده از سوی 200 شرکت در 30 کشور مختلف که در صنایع مختلف کار می‌کرده‌اند را مورد بررسی قرار داده است. نتایج به دست آمده از این پژوهش نشان می‌دهد تنها 2.5 درصد از شرکت‌ها به طور کامل موفق شده‌اند همه پروژه‌های خود را به سرانجام برسانند. بدتر آن‌که 39 درصد از پروژه‌ها به دلیل فقدان برنامه‌ریزی، منابع و فعالیت‌های درست با شکست روبرو شده‌اند.

شما چه کاری می‌توانید انجام دهید؟

آمار منتشر شده از سوی موسسه مدیریت پروژه نشان می‌دهد 80 درصد از سازمان‌های طراز اول به خوبی به این حقیقت مهم اشراف پیدا کرده‌اند که مدیریت پروژه ضامن بقا آن‌ها و همچنین انجام درست کارها است. فیلیپ گیتون، مدیر دفتر کیفیت در سازمان PMI در این ارتباط گفته است: «بسیاری از مردم درباره مدیریت پروژه و ارزش آن صحبت می‌کنند. اما به درستی معنای واقعی آن‌را نمی‌دانند. اکثر مردم با این جمله موافق هستند که پروژه‌ها باید به شکل درستی به سرانجام برسد، اما واقعیت این است که فرصت‌ها با علائق مردم در اکثر مواقع در تضاد است. مشکلی که سازمان‌ها همواره با آن دست به گریبان هستید این است که جزییات را نادیده می‌گیرند. در حالی که سازمان‌ها باید تمرکز ویژه‌ای روی جزییات داشته باشند.»

دنبال کردن جزییات خیلی زود به دست فراموشی سپرده می‌شود. در نتیجه سوال اصلی این است که برای انجام درست پروژه‌ها و دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده برای یک پروژه بر مبنای چه استراتژی باید حرکت کنیم؟ جواب این پرسش در ابزارها یا نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مستتر شده است. ابزارهای مدیریت پروژه به شما اجازه می‌دهند همه وظایف را در یک مکان مشخص و با سهولت بیشتری دنبال کرده و پیگیری کنید. امروزه سازمان‌ها بدون هیچ‌گونه سوالی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه بهره می‌گیرند. این نرم‌افزارها به ویژه در زمان انجام پروژه‌های بزرگ کارایی تیم‌ها را به شکل کاملا محسوسی بهبود می‌بخشند. آمار منتشر شده از سوی موسسه پرایس واتر هاوس کوپرز نشان می‌دهد که در حال حاضر نزدیک به 77 درصد از سازمان‌ها در زمان انجام پروژه‌های خود از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه استفاده می‌کنند.

اکنون که می‌دانیم این نرم‌افزارها بهره‌وری ما را افزایش می‌دهند به سوال دیگری می‌رسیم. با توجه به این‌که ابزارهای مختلفی در این زمینه وجود دارد شما باید کدامیک از آن‌ها را انتخاب کنید؟ ما در این مطلب پنج مورد از ابزارهای مدیریت پروژه‌ای که به شکل قابل قبولی بهره‌وری شما را افزایش داده و به شما اجازه می‌دهند به شکل دسترسی پروژه‌ها را مدیریت کنید به شما معرفی می‌کنیم.

1.Teamweek

Teamweek یکی از بهترین ابزارهایی است که در این زمینه در اختیار شما قرار دارد. این ابزار به بهترین شکل ممکن زمان را برای شما مدیریت کرده و به شکلی چشم‌گیر بهره‌وری کاری شما را افزایش می‌دهد. این ابزار به مدیران پروژه اجازه می‌دهد به صورت بصری یک جدول زمانی را آماده کرده، برنامه‌ریزی دقیقی برای انجام پروژه‌ها ترتیب داده و منابع کارآمد را در این زمینه اختصاص دهند. Teamweek در قالب بسته‌های مختلفی عرضه می‌شود. شما باید ببینید کدامیک از این بسته‌ها منطبق با نیاز کاری شما است. کاربران همچنین این توانایی را دارند تا در یک بازه زمانی 30 روزه با هر نوع حساب اشتراکی این ابزار را به‌طور آزمایشی مورد استفاده قرار دهند. بسته‌های مختلف هر آن چیزی که در زمینه برنامه‌ریزی به آن نیاز دارید را در اختیار شما قرار می‌دهند. تیم‌هایی که بیش از 100 نفر پرسنل دارند باید مبلغ 399 دلار در ماه پرداخت کنند. در حالی که این مبلغ ممکن است کمی گران به نظر برسد، اما واقعیت این است که Teamweek برای مشتریان خود یکسری ویژگی‌های جذاب را نیز ارائه می‌کند. بدون شک Teamwork برای افرادی که روی پروژه‌های حساس به لحاظ بازه زمانی کار می‌کنند کاملا مناسب است، به واسطه آن‌که یک رویکرد گام به گام در انجام کارها را پیشنهاد می‌کند.

2. Toggl

Toggl یک کنترل‌کننده و دنبال کننده زمان است که به بهترین شکل ممکن به مدیریت ساعات کاری روزانه شما می‌پردازد. Toggl یک ابزار کوچک قدرتمند است که به شما اجازه می‌دهد به بهترین شکل بهره‌وری خود را افزایش دهید. این ابزار برای کسب‌وکارهای کوچک و افرادی که به شکل آزاد کار می‌کنند مناسب است. این ابزار به شما اجازه می‌دهد برای پروژه‌های خود طبقه‌بندی‌های مختلفی را ایجاد کنید. همچنین این قابلیت را در اختیار شما قرار می‌دهد تا گزارش‌های بلادرنگ را همراه با گراف‌های بصری دریافت کنید. گزارش‌هایی که به راحتی به نرم‌افزارهایی همچون اکسل قابل ارسال شدن هستند. Toggl سه بسته متفاوت را در اختیار مشتریان خود قرار می‌دهد. بسته استارتر که باید به ازای هر کاربر به صورت ماهانه 9 دلار را برای آن پرداخت کنید. بسته پریمیوم که به ازای هر کاربر به صورت ماهانه باید مبلغ 18 دلار را پرداخت کنید. بسته سازمانی که به ازای هر کاربر به صورت ماهانه باید مبلغ 49 دلار را پرداخت کنید و بهترین انتخاب چیست؟ به‌کارگیری آزمایشی این ابزار به مدت 30 روز و آن هم رایگان، این گزینه در ارتباط با هر سه بسته‌ای که به آن‌ها اشاره گردید در اختیار شما قرار دارد. Toggl برنامه‌های محلی ویژه‌ای را برای سیستم‌عامل‌های مک و iOS ارائه کرده است. همچنین یک داشبورد قوی برای مدیریت همه حساب‌های کاربری را در اختیارتان قرار می‌دهد. این ابزار بیشتر به دلیل به‌کارگیری لایه‌بندی ساده و آسان خود مشهور است.

3. Trello

Trello ابزار فوق‌العاده دیگری است که به شما کمک می‌کند تیم خود را به بهترین شکل سازمان‌دهی کنید. این ابزار به شما اجازه می‌دهد تعامل خوبی میان اعضا تیم برقرار کنید. این ابزار اولین بار در سال 2011 به دنیای فناوری معرفی شد. یک ابزار تعاملی و مشارکتی بصری که از سوی تیم‌های نرم‌افزاری چابک و همچنین دپارتمان‌های بازاریابی، فروش، پشتیبانی و منابع انسانی مورد استفاده قرار می‌گیرد. Trello ابزارهایی را به منظور تعریف پروژه، تعریف نیازهای پروژه و تعریف چرخه کاری در اختیار شما قرار می‌دهد تا اطمینان حاصل کنید پروژه‌ها درست به همان شکلی که برنامه‌ریزی شده‌اند، به پایان خواهند رسید. ویژگی‌های ارائه شده از سوی این نرم‌افزار شامل ساخت، سازمان‌دهی و اولویت‌بندی کارها و وظایف است. Trello همچنین یک اشتراک رایگان نیز دارد. اما بسته حرفه‌ای آن دارای گزینه‌های پیشرفته‌ای همچون اعمال تنظیمات مدیریتی و حفظ حریم خصوصی است. دو ویژگی مهمی که سازمان‌های بزرگ به آن نیاز دارند. در اکثر موارد به‌کارگیری ابزارهای ارائه شده از سوی Trello ساده بوده و به شکل بصری قابل مدیریت هستند.

4.Slack

Slack یک ابزار مدیریت پروژه است که به منظور سازمان‌دهی مکالمات اعضا تیم، کانال‌های بازی را در اختیار شما قرار دارد. شما این توانایی را دارید تا برای یک پروژه، یک تیم یا هر چیزی یک کانال ایجاد کنید. هر شخصی به شکلی کاملا شفاف همه اتفاقاتی که درون کانال رخ می‌دهد را مشاهده می‌کند. حتا امکان ساخت کانال‌های خصوصی نیز وجود دارد. نکته جالب توجهی که در ارتباط با اسلک وجود دارد این است که قادر است با دیگر ابزارهای مدیریت پروژه شبیه به Trello و گیت‌هاب ادغام شود. اسلک در سه بسته مختلف در اختیار شما قرار می‌گیرد. اولین بسته یک نسخه رایگان است. دومین نسخه به شکل استاندارد و به قیمت 6.67 دلار در اختیار شما قرار دارد و سومین نسخه به قیمت 12.50 دلار و تحت نام Plus در اختیار شما قرار دارد.

5. CoSchedule

CoSchedule به شکلی اغواگرایانه در صدر پروژه‌های بازاریابی که امروزه از سوی کسب‌کارهای کوچک و بزرگ مورد استفاده قرار می‌گیرد برای خود جای پای محکمی باز کرده است. این ابزار ویژگی‌هایی شبیه به بارگذاری ساده اسناد، ردیابی بلادرنگ پروژه‌ها، به‌رروزرسانی مرتب شبکه‌های اجتماعی، دنبال کردن کمپین‌های تبیلغاتی ایجاد شده در شبکه‌های اجتماعی، یکپارچه‌سازی فرآیند تحلیل سرتیترها و قابلیت‌های چندگانه دیگری را ارائه می‌کند. CoSchedule در چهار بسته مختلف در اختیار شما قرار دارد. بازاریابی انفرادی (Solo marketing) که باید مبلغ 30 دلار در ماه را برای آن پرداخت کنید. بازاریابی تیمی که باید مبلغ 60 دلار را برای آن پرداخت کنید. بازاریابی تیمی حرفه‌ای که مبلغ 300 دلار را برای آن باید پرداخت کنید و در نهایت بازاریابی همراه با تقویم چندگانه که مبلغ 1600 دلار را باید به‌طور ماهیانه برای آن پرداخت کنید. برای همه این بسته‌ها یک دوره به‌کارگیری 14 روزه رایگان در نظر گرفته شده است.

در نهایت

قبل از آن‌که به سراغ ابزارهای مدیریت پروژه بروید، در اولین گام باید اطمینان حاصل کنید که آیا بودجه مناسبی را برای این منظور در اختیار دارید،  همچنین نیازها و خواسته‌های شما با کدامیک از ابزارهای مدیریت پروژه هم‌خوانی بیشتری دارد. صرفنظر از این‌که پروژه شما بزرگ یا کوچک باشد، به‌کارگیری یک ابزار مدیریت پروژه می‌تواند به شکل قابل قبولی به شما در انجام موفق‌تر کارها و تعامل بیشتر با اعضا تیم کمک کند.