بررسی تحلیلی علل استقرار ERP در سازمان‌ها

در این میان شرکت‌هایی که در حوزه فروش محصول و خدمات سیستم‌های اطلاعاتی یکپارچه و ERP فعالیت می‌کنند، راه چندان دشواری برای متقاعد‌کردن سازمان‌های مشتری درخصوص لزوم بهره‌برداری از این فناوری نخواهند داشت؛ چراکه سازمان‌های امروزی و به‌ویژه مدیران سیستم‌های اطلاعاتی و فاوا، از آگاهی‌های لازم در این زمینه برخوردارند؛ آن‌چه چالش‌برانگیز می‌نماید، به‌خصوص در شرایط کنونی پساتحریم که به تدریج شرکت‌های بزرگ بین‌المللی به بازار فناوری اطلاعات کشورمان قدم خواهند گذاشت، لزوم تجدیدنظر در سیاست‌گذاری بخش‌های فروش‌و‌بازاریابی شرکت‌های داخلی ارائه دهنده ERP خواهد بود. مسلم است با ورود مستقیم رقبای قدرتمند خارجی، شرکت‌های داخلی کماکان نمی‌توانند با سیاست‌های انحصارگرایانه، سهم بازار خود را حفظ کنند. در این مسیر، آگاهی از دلایل استقرار ERP و تحلیل علل این تصمیم استراتژیک در سازمان‌های بزرگ دنیا، می‌تواند روشنگر راه مدیران و تصمیم‌گیران کشورمان باشد تا با افق دیدی وسیع، از ابعاد مختلف ERP شناخت بیشتری پیدا کنند. ضمن اینکه بررسی‌و‌تحلیل این دلایل می‌تواند برای مدیران فروش و بازاریابان شرکت‌های داخلی ارائه‌دهنده خدمات و محصولات ERP نیز مفید و کاربردی باشد و به‌جهت‌گیری‌های جدید در زمینه مشاوره و جلسات مذاکره با سازمان‌های مشتری منجر شود. 

مطلب پیشنهادی

یکپارچه‌سازی جریان اطلاعات در سازمان از آغاز تا امروز

10 عاملی‌ که پروژه‌های ERP را به شکست می‌کشاند

در این مقاله با بررسی و تلفیق گزارش سه سال اخیر شرکت پانوراما که در حوزه خدمات مشاوره‌ای ERP در سطح بین‌المللی فعالیت می‌کند، دلایل پیاده‌سازی ERP به‌صورت تحلیلی بررسی خواهد شد. شایان ذکر است این شرکت به‌صورت مستقل و بدون هیچ‌گونه وابستگی به شرکت‌های ارائه‌دهنده راهکار ERP، ضمن ارائه گزارش‌های مفید سالیانه که از طریق پرسش‌نامه‌های مختلف و جمع‌آوری اطلاعات از سراسر دنیا تولید می‌کند، در زمینه تصمیم‌گیری برای انتخاب، چگونگی مواجهه با مشکلات در زمان استقرار و... نیز خدمات مشاوره‌ای می‌دهد. (شکل1) مهم‌ترین دلیلی که در گزارش سال 2015 درباره علل استقرار ERP به‌چشم می‌خورد، "جایگزینی با سامانه‌های قدیمی" است و همان‌طور که مشاهده می شود، نسبت به سال 2014 رشد بالایی داشته است. (از 11 درصد به 17 درصد)

  شکل1- نمودار دلایل استقرار ERP در سازمان‌ها- برگرفته از گزارش‌های سه سال اخیر منتهی به 2015 پانوراما (1)

این رشد می تواند به این دلیل باشد که بسیاری از سازمان‌هایی که در استقرار ERP پیشگام بوده‌اند، حال به مرحله‌ای رسیده‌اند که نیاز به تغییر نسل و مهاجرت به سامانه‌هایی با امکانات بیشتر دارند؛ شاید اصلی‌ترین عامل این مهاجرت‌ها رشد رایانش ابری (Cloud Computing) و سامانه‌های تحت وب باشد؛ چراکه در بسیاری از سازمان‌های پیشگام در زمینه استقرارERP هنوز معماری سنتیِ کلاینت/سرور رایج است. این مسئله در زمان حاضر و با توجه به رشد نرم‌افزارهای موبایلی و اینترنتی و نیاز به بهره‌برداری بیشتر و بهینه از بستر اینترنت، به‌تدریج مقبولیت خود را از دست می‌دهد. در همین خصوص به نمودار دیگری (شکل 2) توجه کنید. این نمودار نیز از تلفیق چهار گزارش سالیانه اخیر پانوراما شامل سال‌های 2012، 2013، 2014 و 2015 به‌دست آمده است. پیش از بررسی این نمودار، لازم است درخصوص برخی از اصطلاحات به کار رفته در آن توضیح مختصری داده شود.

  شکل2- انواع معماری نرم افزارهای ERP پیاده سازی شده در سازمان‌ها- برگرفته از گزارش‌های چهار سال اخیر منتهی به 2015 پانوراما

منظــــور از نصـــب درون ســـازمــانــی (On Premise)، همان سبک‌وسیاق متداولی است که همگان در ذهن دارند. به‌ این‌صورت که نسخه سرویس‌دهنده برنامه روی سرورهای سازمان نصب می‌شود و شروع به سرویس‌دهی می‌کند. کاربران سازمانی هم با نصب یک نسخه کلاینت روی کامپیوترهای خود از سرور مذکور خدمات می گیرند (به نوعی همان معماری کلاینت / سروری).  به هر صورت، در این حالت نیاز است سازمان، مرکز داده‌ای (Data Center) قدرتمند و استاندارد داشته باشد که خود مستلزم صرف هزینه‌های کلان راه‌اندازی، نگهداری، به‌روزآوری و آموزش  خواهد بود. رایانش‌ابری‌(2) (Cloud Computing) مدلی رایانشی بر پایه شبکه های رایانه‌ای است که الگویی تازه را برای عرضه، مصرف و تحویل خدمات رایانشی شامل زیرساخت، نرم‌افزار، بستر و سایر منابع با بهره گیری از بستر شبکه ارائه می کند. استفاده از واژه "ابر" به این مفهوم است که کاربر نهایی فقط دریافت کننده خدمات است و از اتفاقات درون ابر اطلاعی ندارد. به همین دلیل در رایانش ابری، بسیاری از هزینه‌های نگه‌داری و تعمیرات، به‌روزآوری، آموزش و... که در معماری کلاسیک شبکه‌های مبتنی بر کلاینت/سرور برعهده سازمان‌ها قرار می گرفت، حذف می‌شود. نرم‌افزار به‌صورت سرویس (SaaS)، درواقع نوعی از رایانش‌ ابری است. البته پیشینه SaaS به سال‌های دهه 1960 میلادی باز می‌گردد که با استفاده از یک ابَررایانه به تعدادی ترمینال که تنها موس، صفحه‌کلید و نمایش‌گر داشتند، سرویس‌دهی می‌شد. ولی به‌تدریج با متداول‌شدن رایانه‌های رومیزی، این نوع از سرویس‌دهی منسوخ شد تا اینکه با ظهور اینترنت و ارزان شدن پهنای باند، SaaS به‌عنوان یکی از راهکارهای رایانش‌ ابری پا به عرصه نهاد. در معماری SaaS کارکنان در سازمان مشتری، تنها ‌باید از طریق مرورگر خود، به سامانه ERP متصل شوند و نیاز به نصب نرم‌افزار اضافه‌ای ندارند. در نمودار شکل 3 تفاوت های میان خدمات ابر عمومی، ابر خصوصی و SaaS مشاهده می‌شود. درواقع، هرچه از ابر اختصاصی به سمت SaaS حرکت می‌کنید، ویژگی‌های ابری بیشتر نمایان می‌شوند و میزان نیاز مشتری بر عواملی چون سخت‌افزار و نرم‌افزار نیز کمتر خواهد شد. یکی از دلایلی که موجب کاهش هزینه‌ها در SaaS می‌شود نیز وابستگی نداشتن به سخت‌افزار و نرم‌افزار است. نمونه بسیار متداول SaaS، نرم‌افزارهای تحت‌وب Office است که کاربر می‌تواند بدون نیاز به نصب فیزیکی نرم‌افزار بر روی رایانه‌ و تنها از طریق مرورگر‌ وب و حساب کاربری‌ خود، از این خدمات استفاده کند. (شکل3)

  شکل 3- نمودار تفاوت‌های میان ابراختصاصی، ابر عمومی و SaaS و(3)

اولین نکته‌ای که پس از مشاهده نمودار معماری‌های مختلف استقرار ERP در سازمان جلب توجه می‌کند (شکل2)، آمار بالای میزان نصب درون سازمانی (On Premise) نرم‌افزارهای ERP در سازمان‌هاست.  همان‌طور که دیده می شود، این نوع معماری در چهار سال اخیر با حرکتی سینوسی روبرو بوده است. تعبیر این حرکت سینوسی می‌تواند این باشد که سازمان‌ها در سال 2013 اقبال بسیار خوبی به سایر معماری‌های نوین هم‌چون رایانش‌ابری و نرم‌افزار به‌صورت سرویس (SaaS) نشان دادند؛ لیکن به دلایل مختلفی این اقبال در سال 2014 کم‌رنگ شد؛ شاید به دلیل آنکه ارائه‌کنندگان ERP در بستر فناوری‌های ابری و SaaS نتوانستند پاسخ مناسبی به مشتریان خود بدهند؛ ولی در ادامه در سال 2015 رشد بسیار مناسبی در استفاده از خدمات رایانش‌ابری و SaaS در حوزه ERP مشاهده می‌شود. ‌شایان ذکر است در رایانش‌ابری و SaaS به دلیل آنکه سازمان مجبور نیست بسیاری از هزینه‌های روش‌های سنتی را مانند فراهم‌ کردن زیرساخت‌های گران‌قیمت سخت‌افزاری و شبکه‌ای و همچنین هزینه‌های بسیار کلان لایسنس بپردازد و از این خدمات در بستر ابر استفاده می‌کند، هزینه‌های استقرار ERP به‌میزان قابل‌توجهی پایین می‌آید. البته دغدغه‌های‌امنیتی و نشت‌ اطلاعات، از مهم‌ترین مواردی است که سازمان‌ها همواره از آن بیم دارند و در صورتی که شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات نوین رایانش‌ ابری و SaaS بتوانند تضمین‌های بهتری برای رفع این دغدغه به مشتریان خود ارائه کنند، می‌توان به روند  روبه‌رشد استفاده از این فناوری‌ها در پیاده‌سازی نرم‌افزارهای ERP در سال 2016 و سال‌های آتی امید بیشتری داشت. نکته‌ای که می توان در این‌جا به‌عنوان فرصت‌بازاریابی به آن اشاره کرد، بازار بالقوه‌ای است که سازمان‌های کوچک و متوسط  (SME) می‌توانند برای شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات و محصولات ERP در بستر ابر و SaaS ایجاد کنند. با توجه به اینکه در بسیاری از موارد SMEها از زیرساخـــت‌هــای مناســـب فناوری‌اطلاعات از جمله مراکز داده استاندارد و پیشرفته، پرسنل فاوای متخصص و... بهره‌مند نیستند و همچنین توانایی سرمایه‌گذاری کلان در حوزه فاوا را نیز ندارند، راهکارهای مبتنی بر ابر و SaaS  می‌تواند در راستای حرکت به سوی راهکارهای یکپارچه، بستر مناسبی برای SMEها فراهم کند. این‌جاست که مدیران فروش و بازاریابان شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات و محصولات ERP می‌توانند با فراهم کردن زیرساخت‌های لازم، از این فرصت نهایت بهره را ببرند؛ البته در این صورت بدیهی است که مدل کسب‌وکار، از فروش محصول و راهکار به فروش خدمت تغییر خواهد یافت. 

در ادامه بررسی دلایل استقرار ERP در سازمان‌ها (شکل 1)، نکته جالب دیگری نیز جلب توجه می‌کند. دو دلیل کلاسیک نصب و استقرار ERP در هر سازمانی عبارتند از:
1- خدمت‌رسانی بهتر به مشتریان
2- تسهیل عملیات شغلی کارکنان
درواقع، چنان‌چه از مدیران ارشد سازمان‌ها علت تقبل هزینه‌های سنگین راهکارهای ERP را جویا شوید، به‌طور حتم این دو دلیل را خواهید شنید، که هرکدام از یک منظر به مزایای رقابتی استقرار ERP اشاره دارد. در واقع "خدمت رسانی بهتر به مشتریان" از منظر مشتری‌مداری و ایجاد تمایز و "تسهیل عملیات شغلی کارکنان" از منظر کارایی، بیانگر مزایای راهکارهای یکپارچه سازمانی هستند؛ اما با نگاهی دقیق‌تر به آمارهای ارائه‌شده برای این دو دلیل، متوجه روند نزولی در هر دو مورد خواهید شد. (هر دو مورد از 10 درصد به هفت‌درصد کاهش پیدا کرده‌اند.) آیا این نرخ نزولی، به معنای کم شدن اهمیت مشتری‌مداری، ایجاد تمایز و کارایی در سازمان‌های امروزی است؟ 

تحلیلی که می‌توان برای این روند نزولی داشت، به نوعی به این مفهوم اشاره دارد که در دنیای کسب‌وکار امروز، به‌اندازه‌ای این دلایل بدیهی شده‌اند که مدیران و خبرگان صنعت، نه تنها به این دلایل، بلکه به علل محکمتری برای نصب و پیاده‌سازی ERP نیاز دارند. شاید در دهه گذشته، مشاوران باید تلاش بسیاری می‌کردند تا ابتدا مفهوم ERP را در ذهن مدیران ارشد جا بیندازند و حمایت رأس هرم سازمان را برای این پروژه‌ها به‌دست آورند. اما در دنیای امروز، اهمیت و ضرورت یکپارچه‌سازی به‌عنوان یک عنصرِ تمایز‌آفرین کاملاً درک شده است. این نکته می‌تواند پیامی هم برای شرکت‌های ارائه‌کننده راهکار جامع داشته باشد، به این مضمون که برای جلب نظر سازمان‌ها و به‌منظور فروش خدمات و محصولات ERP، تأکید زیادی بر این دو مورد (خدمت‌رسانی بهتر به مشتریان و تسهیل عملیات شغلی کارکنان) لازم نیست و باید بر سایر دلایلی که برای مدیران ارشد و فناوری‌اطلاعات سازمان‌ها جذاب است، تمرکز شود. مدیران فروش‌وبازاریابی شرکت‌های ارائه راهکارهای جامع، باید نوعی تغییر استراتژی را در دستور کار خود قرار دهند تا مشتریان سازمانی به محصول و خدمتشان توجه کنند.

آخرین دلیلی که در این نمودار برای استقرار ERP به آن اشاره شده است، آن است که چون سازمان‌های رقیب، ERP دارند، پس سازمان ما هم باید داشته باشد. همان‌طور که مشاهده می‌شود، در سال 2015 تنها یک درصد از پاسخ‌دهندگان، چنین دلیلی را ذکر کرده‌اند.‌ شاید به این دلیل که در سازمان‌ها، ERP دیگر به‌عنوان یک پدیده لوکس مطرح نیست. این موضوع هم می‌تواند پیامی برای مدیران فروش و بازاریابان شرکت‌های ارائه‌دهنده راهکار ERP داشته باشد.
در جلسات و مذاکراتی که برای ارائه و معرفی محصول و خدمات خود با سازمان‌های مشتری دارند، به جای تمرکز بر تعریف‌و‌تمجید از رقبایی که ERP را مستقر کرده‌اند، بیشتر تمرکزشان را بر مطالعه سازمان مشتری و پیداکردن نیازهای پنهان آن قرار دهند. مدیران فروش ‌وبازاریابی باید توانایی نیازسازی در سازمان مشتری را داشته باشند.  

در پایان باید به این موضوع هم اشاره کرد که نبود گزارش‌های سالیانه و جامع در حوزه ERP در ایران، می‌تواند به‌عنوان فرصت تلقی شود؛ چراکه با توجه به رشد روزافزون این نوع از سامانه‌ها در کشور، اگر شرکتی بتواند به‌صورت تخصصی در این زمینه فعالیت‌های تحقیقاتی‌وکاربردی انجام دهد و این اطلاعات ارزشمند را از بازار فناوری‌اطلاعات ایران جمع‌آوری، تحلیل و ارائه کند، می‌تواند به‌عنوان نسخه ایرانی پانوراما به نیازهای مشتریان داخلی به‌خوبی پاسخ دهد؛ ضمن اینکه شرکت‌های بین‌المللی ارائه‌دهنده خدمات و محصولات ERP نیز می‌توانند در زمره مشتریان بالقوه این گزارش‌ها و اطلاعات تحلیلی قرار گیرند.

منابع: 1 و 2 و 3