یک سامانه ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمان) درواقع تمامی فرایندهای فروش، مالی، لجستیک، منابع انسانی و بازرگانی یک سازمان را یکپارچه می‌کند. لازم به ذکر است که رویکرد در MRP و MRP II تولیدی بود3 و عمدتاً در کارخانه و سامانه‌های تولیدی کاربرد داشت، حال آن‌که در ERP این محدودیت ازمیان‌رفته بود و تمام صنایع تولیدی و خدماتی می‌توانستند نسبت به پیاده‌سازی آن اقدام کنند؛ و اگر این پیاده‌سازی به‌درستی انجام می‌گرفت، موجب افزایش معنی‌دار بهره‌وری و اثربخشی می‌شد.
امروز شرایط به‌گونه‌ای رقم خورده است که در عمل هیچ سازمان متوسط و بزرگی بدون داشتن سامانه‌های یکپارچه قادر به مدیریت فرایندهای کسب‌وکار به‌صورت بهینه نخواهد بود. ضمن این‌که در بسیاری از صنایع، همچون صنعت هواپیمایی، داشتن این سامانه‌های یکپارچه از الزامات اولیه کسب‌وکار محسوب می‌شود. بر اساس گزارش پانوراما4 که در پایان سال 2015 میلادی منتشرشده است، در پنج سال اخیر، هزینه متوسط استقرار ERP در یک سازمان، حدود 6.1 میلیون دلار و زمان متوسط در حدود 15.7 ماه بوده است.
این اعداد و ارقام نشان‌دهنده پرهزینه و زمان‌بر بودن فرایند استقرار این سامانه است. در شکل 1، ماژول‌های اصلی یک سامانه ERP را مشاهده می‌کنید. البته در سال‌های اخیر، با گسترش ماژول‌های ERP مفهوم دیگری به وجود آمد که آن را ERP II نام نهادند. ماژول‌هایی مانند SCMم(Supply Chain Management) یا مدیریت زنجیره تأمین، CRMم(Customer Relationships Management) یا مدیریت ارتباطات مشتری و BI م(Business Intelligence) یا هوشمندی کسب‌وکار که در یک دهه اخیر بسیار موردتوجه واقع‌شده‌اند، ازجمله مهم‌ترین بخش‌های ERP II محسوب می‌شوند.
شکل1: ماژول‌های متداول در یک سامانه ERP
در کشور ما سازمان‌های دولتی، خصوصی و نیمه‌دولتی به‌تدریج و به‌ویژه در یک دهه اخیر به سراغ این حوزه رفته‌اند. البته همانند هر نوع فناوری جدیدی که وارد کشور می‌شود، نخست باید بسترهای مناسب فرهنگی آن و مدل‌های استقرار بومی و متناسب با نیاز سازمان‌های ایرانی شکل می‌گرفت که متأسفانه تلاش مدون و جامعی در این خصوص انجام نشده است.
بنا بر عقیده صاحب‌نظران و خبرگان صنعت ERP در حدود 80 درصد از فرایند استقرار این سامانه در زمره فرایندهای مدیریتی و پشتیبانی است و تنها 20 درصد به ابعاد فنی اختصاص دارد. پس بدیهی است که علوم میان‌رشته‌ای و مدیریتی می‌توانند نقش شایان توجهی در فرهنگ‌سازی ورود این فناوری به کشور ایفا کنند. سازمان‌های کوچک و بزرگ زیادی در دنیا با جهت‌گیری اشتباه در این امر تا مرز ورشکستگی رفته‌اند. پس علی‌رغم ظاهر جذاب ERP، باید مراقب مشکلات استقرار آن نیز بود.
با در نظر داشتن این نکته که در حدود 60 تا 70 درصد از شرکت‌هایی که به دنبال پیاده‌سازی ERP بوده‌اند، در عمل با شکست روبرو شده‌اند و با مدنظر قرار دادن محدودیت‌های مضاعف پیاده‌سازی این‌گونه سامانه‌های جامع در ایران، اهمیت این نکته بیش‌ازپیش آشکار می‌شود که فرایند ارزیابی ریسک در مراحل مختلف اجرای پروژه ERP یک اصل بدیهی است که متأسفانه نه‌تنها در ایران، بلکه در تمام دنیا موردتوجه واقع نمی‌شود و به همین دلیل میزان شکست در استقرار ERP به نسبت بالاست.
در این راه بازخوانی تجربه‌ها، موفقیت و شکست افراد خبره‌ای که سالیان بسیاری را صرف پیاده‌سازی ERP در سازمان‌های مختلف کرده‌اند می‌تواند مفید واقع شود. در ادامه 10 عامل مهمی را که می‌تواند موجب شکست در استقرار ERP در سازمان‌ها شود، از زبان «کلن جانسون »5 مرور می‌کنیم.
1- آغاز پروژه در مقیاس بزرگ و یک‌باره
سازمان‌هایی که با استفاده از رویکرد بیگ‌بنگ (به معنای تغییر یک‌باره از سامانه قدیمی به سامانه جدید به‌گونه‌ای که از یک تاریخ مشخص امکان استفاده از سامانه قدیمی به‌طورکلی غیرممکن می‌شود) سعی دارند تمامی ماژول‌ها و فرایندهای خود را به‌صورت یکجا یکپارچه سازند، به دلیل بالا رفتن پیچیدگی و وابستگی‌های ذاتی میان ماژول‌ها، دچار مشکل می‌شوند. سعی کنید گام‌های ابتدایی را در مقیاس کوچک بردارید و متناسب با رشد توانمندی‌های کارکنان، برای گسترش دامنه استقرار ERP اقدام کنید.
2- تغییر در نیازمندی‌های پروژه
وقتی نیازهای کاربران در هنگام طراحی use case به‌درستی تعیین و طراحی نشود، این نیازمندی‌ها مدام دست‌خوش تغییرات شده و موجب آشفتگی در طراحی و پیاده‌سازی ERP خواهند شد. اطمینان حاصل کنید که زمان کافی را برای استخراج نیازمندی‌ها و طراحی بهینه فرایندهای کاربران سامانه صرف کرده‌اید. استفاده از متدولوژی «چابک» (رویکردی که به‌صورت فازبندی به‌پیش می‌رود) می‌تواند کمک بزرگی در شفاف‌سازی این مرحله بکند.
3- زیرساخت یکپارچه‌سازی نامناسب
آغاز یک پروژه ERP بدون در اختیار داشتن یک زیرساخت قوی و کارآمد برای پشتیبانی از گروه استقرار، می‌تواند به مشکلات جدی و هزینه‌های سرسام‌آوری منجر شود. از راه‌کارهایی که بر پایه برنامه‌نویسی‌های دستی و بسیار پیچیده و همچنین مجموعه نرم‌افزارهای واسط سنگین بنا می‌شوند، پرهیز کنید. تمرکز خود را بر ایجاد یک بستر یکپارچه و زیرساخت اثربخش و کارا بگذارید.
4- برنامه زمان‌بندی غیرممکن
برنامه زمان‌بندی جاه‌طلبانه خوب است، ولی از برنامه‌های زمان‌بندی غیرممکن پرهیز کنید. با تخمین دقیق گام‌های پروژه یکپارچه‌سازی، انتظارات ذینفعان را واقع‌گرایانه شکل دهید. حتی اگر لازم است از شرکت پیمانکاری بخواهید تا این برآورد را دقیق و واقع‌بینانه انجام دهد.
5- تغییر در کارکنان کلیدی
تغییر افراد دخیل در مدیریت پروژه، تحلیلگران کسب‌وکار و گروه توسعه‌دهنده و به‌طورکلی نقش‌آفرینان کلیدی پروژه، می‌تواند موجب بروز مشکلاتی درروند تکمیل فرایند یکپارچه‌سازی باشد. سعی کنید با اخذ تعهد از تمام افراد کلیدی، از عدم جابجایی این افراد در طول چرخه عمر پروژه تا حد امکان اطمینان پیدا کنید.
6- روش‌های مدیریت تغییر ناکافی و ناکارآمد
برخی از سازمان‌ها درزمینه مدیریت تغییر و متدولوژی روبرو شدن با چنین شرایطی دچار ضعف‌های ساختاری هستند. درواقع فرایند تغییری که به دلیل کلید خوردن پروژه ERP در یک سازمان به وقوع می‌پیوندد، نباید تنها به زمان پیاده‌سازی پروژه محدود شود و باید تمام چرخه عمر پروژه را از مراحل ابتدایی امکان‌سنجی و آماده‌سازی تا استقرار و نصب آزمایشی و همچنین پس از استقرار آن در برگیرد.
7- فقدان تجربه در میان کارکنان و مدیران
ERP و به‌طور کل یکپارچه‌سازی در بسیاری از سازمان‌ها، یک قلمروِ جدید برای کارکنان، مدیران و همچنین کارکنان بخش فناوری اطلاعات محسوب می‌شود. برای جبران این ناآشنایی و کمبود تجربه، ضروری است از کمک مشاوران خبره‌ای که تجربه پیاده‌سازی و استقرار ERP را در سازمان‌های مختلف دیگری داشته‌اند، بهره بگیرید. درواقع این مشاوران می‌توانند خلأهای تجربی و دانشی را در سازمان پر کنند.
8- مقاومت در برابر فرایندهای جدید کسب‌وکار
همان‌طور که اشاره شد، استقرار ERP موجب بروز تغییرات بسیاری در سازمان می‌شود که به‌طورقطع این تغییرات با خود مقاومت‌های درونی و بیرونی به همراه خواهد داشت. بدین منظور اطمینان حاصل کنید که تمامی ذینفعان سازمان (اعم از کارکنان، مدیران، سهامداران و مشتریان)، حتماً نسبت به بهبودهای ایجادشده توسط فرایندهای جدید کسب‌وکار، آگاه و با تفکرات سازمان همسو شده باشند.
9- زیرساخت یکپارچه‌سازی جدید
زیرساخت یکپارچه‌سازی جدید که هنوز امتحان خود را پس نداده است، خود می‌تواند یک عامل مهم ریسک باشد. شرکت پیمانکار پیاده‌سازی ERP باید همواره کارشناسان خبره‌ای را که آمادگی برطرف کردن مشکلات فنی و مشکلات فرایندی در مراحل نصب و استقرار ERP داشته باشند، در دسترس داشته باشد و بتواند بهترین مشاوره را درزمینه استفاده از بهروش‌ها 6 در صنعت خاصی که شما در آن فعالیت می‌کنید، ارائه کند.
10- برنامه‌های آزمایش ناکافی در مراحل مختلف استقرار
نقش انجام آزمایش‌های برنامه‌ریزی‌شده و خودکار را که به‌صورت اسکریپت‌هایی در سامانه تعبیه می‌شوند، نباید نادیده گرفت. این آزمون‌ها به سامانه امکان شناسایی و پیشگیری می‌دهند و در پیاده‌سازی ERP بسیار مهم و حیاتی هستند. با بررسی و ارزیابی این ده عامل که موجب بروز ریسک در پروژه‌های ERP می‌شوند، می‌توان به موفقیت استقرار این‌گونه از پروژه‌ها در سازمان امید بیشتری داشت.
(1) https://en.wikipedia.org/wiki/Material_requirements_planning
(2) http://www.erpandmore.com/erp-reference/erp-history/
(3) http://www.sheetmetalworld.com/sheet-metal-news/17-it-for-manufacturing-management-and- production/11086-mrp-versus-erp
(4) http://go.panorama-consulting.com/rs/panoramaconsulting/images/2015%20ERP%20Report.pdf
(5) http://it.toolbox.com/people/glenn4pr/
(6) Best practice
=========================
شاید به این مطالب هم علاقه‌مند باشید:
ماهنامه شبکه را از کجا تهیه کنیم؟
ماهنامه شبکه را می‌توانید از کتابخانه‌های عمومی سراسر کشور و نیز از دکه‌های روزنامه‌فروشی تهیه نمائید.
ثبت اشتراک نسخه کاغذی ماهنامه شبکه
ثبت اشتراک نسخه آنلاین
کتاب الکترونیک +Network راهنمای شبکه‌ها
- برای دانلود تنها کتاب کامل ترجمه فارسی +Network اینجا کلیک کنید.
کتاب الکترونیک دوره مقدماتی آموزش پایتون
- اگر قصد یادگیری برنامه‌نویسی را دارید ولی هیچ پیش‌زمینه‌ای ندارید اینجا کلیک کنید.
نظر شما چیست؟