نکات مهمی که برنامه‌نویسان باید در مورد سامانه‌های مدیریت داده‌های کلیدی بدانند

تا به امروز به عنوان یک توسعه‌دهنده می‌توانستید اپلیکیشن‌های تخصصی موبایل، واسط‌های برنامه‌نویسی کاربردی و اپلیکیشن‌های سازمانی را بدون دخالت زیاد در معماری داده‌ها، تجزیه و تحلیل و بخش‌های بازاریابی توسعه دهید. اکنون برای اولین بار شرکت‌ها از شما می‌خواهند اپلیکیشن جدیدی که توسعه داده‌اید را با یک پلتفرم مدیریت داده‌های کلیدی MDM سرنام master data management ادغام کنید. اگر مفهوم مدیریت داده‌های کلیدی ناآشنا است، باید بگوییم که تنها شما این مشکل را ندارید. این عدم شناخت قدمتی تاریخی دارد. سیستم‌های مدرن از دهه 90 میلادی به دنیای فناوری وارد شدند، اما به سختی از سوی کسب‌وکارها پذیرفته شدند.

بسیاری از کسب‌وکارها برای حفظ یک ارتباط شفاف با مشتری، بهبود کیفیت داده‌ها و مدیریت داده‌های تاثیرگذار (پیشرو) تلاش‌های بسیاری کردند، اما تنها چند سالی است مدیریت داده‌های کلیدی به جریان اصلی و تاثیرگذار در استراتژی‌های راهبردی کسب‌وکارها تبدیل شده است. شرکت‌ها برای آن‌که بتوانند یک برنامه مدیریت داده‌های کلیدی قدرتمندی را پیاده‌سازی کنند باید روی علم تجزیه و تحلیل و بهبود تجارب مشتری سرمایه‌گذاری بیشتری کنند. برای درک این موضوع که این سیستم‌ها چه کاری انجام می‌دهند، بهتر است یک مثال عملی را بررسی کنیم.

بهبود تجربه مشتری‌مداری در خرده‌فروشی‌ها با مدیریت داده‌های کلیدی

اجازه دهید این‌گونه فرض کنیم اپلیکیشنی که در حال توسعه آن هستید یک اپلیکیشن موبایل پایه تجارت الکترونیک است که به کاربران امکان می‌دهد از میان محصولات انگشت‌شمار یک محصول را برای خرید انتخاب کرده، در سایت ثبت نام و سپس برای پرداخت اطلاعات یک شماره کارت اعتباری را وارد کنند. شما با گروه توسعه امکانات موردنیاز را برآورد می‌کنید و به این نتیجه‌گیری کلی می‌رسید که به تعدادی صفحه وب، چند جدول پایگاه داده و یک موتور پرداخت یکپارچه‌ شده با سایر مولفه‌ها نیاز دارید. اپلیکیشن شما تنها برنامه‌ای نیست که از داده‌های محصولات و مشتريان کوئری می‌گیرد و این اطلاعات را به‌روزرسانی می‌کند. چندین اپلیکیشن کوچک تجارت الکترونیک و اپلیکیشن‌های موبایل دیگر نیز هستند که از برنامه‌های مشتری پشتیبانی می‌کنند. در خود سازمان نیز بخش بازاریابی از چندین ابزار SaaS برای تعامل با مشتریان و رسیدن به چشم‌اندازهای جدید استفاده می‌کند. بخش مالی نیز داده اختصاصی خود را در اختیار دارد و گروه‌های تحویل به مشتری نیز برای تکمیل سفارشات از چند ابزار استفاده می‌کنند. داده‌های مربوط به مشتريان، محصولات، زنجيره تامین و تحویل به مشتری در بین چند پایگاه داده گسترش یافته است. شما به عنوان یکی از توسعه‌دهندگان اصلی مشاهده کنید که بدهی فنی (technical debt) در حال شکل‌گیری است (بدهی فنی کارهای تکمیلی است که برای کامل کردن فرآیند توسعه نرم‌افزار در آینده باید آن‌ها را انجام داد.) که باعث می‌شود در آینده مجبور به بازسازی پروژه شوید. به‌روزرسانی تمام این سیستم‌ها وقتی محصولات جدید وارد می‌شوند، مشکلات را دوچندان می‌کند، زیرا در بیشتر موارد یک فرآیند دستی است و اطلاعات باید به شیوه دستی وارد شوند. یک برنامه‌ مدیریت داده‌های کلیدی کارآمد ضمن غلبه بر مشکلات این چنین یکسری مزایای استراتژیک در اختیار سازمان قرار می‌دهد که از آن جمله به موارد زیر می‌توان اشاره کرد:

• از آن‌جایی که مشتريان با محصولات و خدمات شرکت از طریق فروشگاه‌ها، اپلیکیشن‌ها و سایر کانال‌ها ارتباط برقرار می‌کنند، در شخصی‌سازی تجربيات آن‌ها و متناسب کردن تشکیلات بازاریابی با نیازهای آن‌ها به مزایای بیشتری دست پیدا خواهید کرد.
• خیلی از خرده‌فروشی‌ها مرتبا خطوط تولید خود را به‌روزرسانی می‌کنند و باید اطلاعات دقیق‌تری در مورد محصولات را با مشتریان به‌اشتراک قرار دهند. مدیریت داده‌های کلیدی اجازه می‌دهد اطلاعاتی هدفمند را با مشتریان به‌اشتراک قرار دهید.
• افزایش ریسک زنجيره تامین به این معنا است که خیلی از سازمان‌ها باید وضعیت تمام مراحل موجود در فرآیند تولید را بررسی کنند که امکان کنترل این اطلاعات بر مبنای راهکارهای سنتی در برخی موارد ناهنجاری‌هایی را به وجود می‌آورد.
• سازمان‌هایی که به دنبال تصاحب سایر کسب‌وکارهای خرد هستند ممکن است از روش‌های ساده‌ای برای اتصال داده‌ها به سامانه‌های مختلف و سیستم‌های تحویل به مشتری استفاده کنند، با این‌حال سازمان‌ها باید به این نکته دقت کنند فرآیندهای عادی ادغام اطلاعات کسب‌وکارهای مختلف با یکدیگر در برخی موارد هماهنگی میان واحدهای مختلف سازمان را برهم می‌زند.

وقتی داده‌های کلیدی تجارت در مخازن داده جدا از هم ذخیره می‌شوند، فرصت‌ها و تهدیدات فراموش شده آشکار می‌شوند. مدیریت متمرکز داده‌های حیاتی موجود در سازمان ضمن آن‌که مزایای بلندمدتی را به همراه دارد، اجازه می‌دهد بر مشکلاتی همچون بدهی فنی غلبه کرده و فرآیند یکپارچه‌سازی را به بهترین شکل اجرایی کنید. مدیریت داده‌های کلیدی در صنایع دیگری از جمله بانکداری، بیمه، تولید، داروسازی، علوم زیستی و کالاهای بسته‌بندی مصرفی نیز تاثیرات مطلوبی دارد.

یک برنامه مدیریت داده‌های کلیدی (MDM) یک مرکز پردازش دو طرفه برای مدیریت داده‌هایی است که تمام سیستم‌های یک سازمان می‌توانند به آن دسترسی داشته باشد.

چه نوع داده‌هایی به مدیریت متمرکز داده‌های کلیدی نیاز دارد

هدف مدیریت داده‌های کلیدی، متمرکز کردن اطلاعات در بخش‌های کلیدی مرتبط با تراکنش‌های تجاری است. مدیریت متمرکز داده‌های کلیدی به سه پرسش کجایی (where)، چرایی (What) و فردی (Who) که در تعامل با داده‌ها و تراکنش‌های تجاری است پاسخ می‌دهد.

• در ارتباط با افرادی که در تعامل با سازمان هستند، مدیریت متمرکز داده‌های کلیدی مشتریان، کارمندان، تامین‌کنندگان، فروشندگان، کانال‌های توزیع و سایر شرکا را تعریف و مشخص می‌کند.
• در ارتباط با چرایی، به این پرسش پاسخ می‌دهد که چه ویژگی‌هایی محصولات یا خدمات ارائه شده و دارایی‌های متعلق به سازمان یا مدیریت شده توسط سازمان را تعریف می‌کند.
• در ارتباط با کجایی، به این پرسش پاسخ می‌دهد که چه اطلاعات مفهومی‌ اضافی دیگری، از قبیل داده‌های مکانی، توسط سایر بخش‌ها و در تعامل با تراکنش‌ها ارجاع داده شده است.

سیستم‌های مدیریت داده‌های کلیدی چگونه کار می‌کنند

شما می‌توانید یک سیستم مدیریت داده‌های کلیدی را به عنوان یک اتاق پردازش دو طرفه بین چند سیستم در نظر بگیرید که داده‌های مربوط به یک بخش تجاری را می‌خواند و می‌نویسد. اگر پنج سیستم مختلف نیاز به دسترسی و ساخت داده در مورد مشتريان داشته باشند، آنگاه می‌توانند از طریق سیستم MDM به داده‌های مشتری دسترسی پیدا کنند. سیستم‌های مدیریت داده‌های کلیدی برای مدیریت این داده‌ها ابزارها و امکانات خودکارسازی ارائه می‌کند. به‌طور مثال، اگر دو سیستم سعی کنند آدرس یک مشتری را به‌روزرسانی کنند، MDM باید به گونه‌ای پیکربندی شود که بتواند تصمیم بگیرید کدام درخواست را بپذیرید. MDM-ها در بیشتر موارد ابزارهاي خاصی در اختیار ناظران داده قرار می‌دهند. ناظران، افرادی هستند که می‌توانند زمان‌هایی که منطق تجاری نمی‌تواند مسائل را حل کند ورود پیدا کرده و ناهمگونی را برطرف کنند. بعد از این‌که سیستم MDM به مرکز پردازش تبدیل شد قادر است خدمات بیشتری را ارائه کند که ماحصل این خدمات مضاعف، دستیابی به اصول و ضوابط دقیق‌تر تجاری است. داده را می‌توان بر اساس تاریخچه به‌طور کامل آرشیو کرد تا گروه‌های هماهنگ‌کننده بتوانند به آن دسترسی داشته و ببینند این داده‌ها چه زمانی، توسط چه کسی و چگونه اصلاح شده‌اند. خط‌مشی‌های مربوط به مجوز‌های دسترسی به داده‌ها، رمزگذاری و پنهان‌سازی داده‌ها نیز می‌توانند متمرکز شود. از آن‌جایی که در حال حاضر بسیاری از سیستم‌های مدیریت داده‌های کلیدی روی ابر کار می‌کنند، می‌توانند به عنوان مخازن داده‌های کلیدی نیز خدمت‌رسانی کنند. به عبارت دیگر، به جای این‌که هر اپلیکیشن کپی‌هایی از داده‌های مشتريان، محصولات و سایر بخش‌ها را به صورت محلی ذخیره کند، قادر خواهد بود داده‌ها را مستقیما از سیستم MDM دریافت کرده و فرآیند به‌روزرسانی را انجام دهد. رویکرد فوق توازنی میان سهولت استفاده و هزینه‌ها برقرار می‌کند. اپلیکیشن‌ها با حجم تراکنش کمتر می‌توانند بر مبنای پایگاه‌های داده بک-اند سبک‌تر طراحی شوند و در مقابل، برای دستیابی به داده‌های بخش‌های مختلف به API-های سیستم‌های مدیریت داده‌های کلیدی متصل شوند. همچنین فرآیند بازسازی داده‌ها برای سیستم‌های مختلف حتا آن‌هایی که با حجم بالایی از داده‌ها کار می‌کنند قابل اطمینان‌تر خواهد بود. در هر صورت، سیستم MDM داده‌های واقعی از منابع داده مختلف را ذخيره‌سازی می‌کند. برخی از MDM-ها مربوط به دامنه خاصی هستند و برای بخش‌های خاصی از صنعت در نظر گرفته شده‌اند. به‌طور مثال، پلتفرم‌های customer 360 در ذخیره‌سازی داده‌های مشتریان تخصص دارند و سیستم‌های مدیریت اطلاعات محصول برای اطلاعات محصول در نظر گرفته شده‌اند. MDMها راه‌حل‌های کلی ارائه می‌دهند که برای مشتریان، محصولات و اشخاص مختلف قابل استفاده است. دقت کنید یک سیستم CRM یک پلتفرم مدیریت داده‌های کلیدی مشتری نیست، از طرفی بخش عمده‌ای از پلتفرم‌های تجارت الکترونیک نمی‌توانند قابلیت‌هایی یکسان با سامانه‌های مدیریت داده‌های کلیدی ارائه کنند. این سیستم‌ها عمدتا چرخه کاری پیرامون مجموعه داده‌های مشتريان و محصولات را فراهم می‌کنند و در حالت کلی فاقد مدل‌های داده، سرویس‌ها و ابزارهای مورد نیاز برای مدیریت داده‌ها هستند. همانند سایر راه‌حل‌های تجاری، پیاده‌سازی یک سامانه مدیریت داده‌های کلیدی به مراحلی فراتر از نصب فنی و ادغام فناوری نیاز دارد. پیاده‌سازی یک پلتفرم مدیریت داده‌های کلیدی معمولا به تغییرات فرآیندهای تجاری، ضوابط سازمانی جدید و آموزش مسئولیت‌های جديد نیاز دارد.