آفیس در گذر زمان؛ آیا آفیس 2016 هم‌سو با نیازهای آینده ساخته شده است؟

این مطلب یکی از مقالات پرونده ویژه «آفیس 2016» است. برای دانلود کل پرونده ویژه اینجا کلیک کنید. 

موفقیت‌آمیز بودن بسته آفیس مایکروسافت را بر آن داشت تا نسخه تجاری آن ‌را تحت عنوان Office Business Applications عرضه کند. در اول ژوییه سال 2012، سایت Softpedia گزارش کرد این بسته بیش از یک میلیارد مخاطب در سراسر جهان پیدا کرده است. امروزه نسخه دسکتاپ آفیس ویژه سیستم‌عامل‌های ویندوز و مک در دسترس کاربران قرار دارد. همچنین، نسخه بهینه‌سازی شده لمسی نیز به‌صورت از پیش ساخته شده در اختیار دارندگان ویندوز RT قرار گرفت. نسخه موبایلی این محصول نیز به‌طور رایگان برای پلتفرم‌های آندرویید، ویندوزفون و آی‌اواس عرضه شده است. در کنار نسخه‌های مختلفی که برای پلتفرم‌های مختلف عرضه شده است و هر یک از آن‌ها ویژه دستگاه خاصی طراحی شده‌اند، مایکروسافت همچنین یک نسخه آنلاین آفیس را به‌طور رایگان در اختیار کاربران قرار داده است. کاربران با استفاده از نسخه آنلاین بدون آن‌که به نصب بسته آفیس نیازی داشته باشند، می‌توانند از نرم‌افزارهای مطرح این بسته همچون ورد، پاورپوینت و... استفاده کنند. مزیت نسخه آنلاین در این است که نه تنها به پلتفرم خاصی محدود نیست، بلکه از همان ابتدا اسناد کاربر را در فضای ابری ذخیره‌سازی می‌کند. در نتیجه، جای هیچ ‌گونه نگرانی از بابت از دست رفتن داده‌ها روی رسانه فیزیکی وجود نخواهد داشت. سرانجام، مایکروسافت نسخه دسکتاپ آفیس 2016 را برای سیستم‌عامل ویندوز در تاریخ 22 سپتامبر و برای دارندگان مک در تاریخ 9 ژوییه سال جاری میلادی (2015) منتشر ساخت. آفیس 2016 از زوایای مختلفی قابل تأمل و بررسی است، به ‌طوری که نسبت به اسلاف پیش از خود تغییرات بنیادی را تجربه کرده است. 

 نگاهی گذرا به بسته آفیس
قبل از آن‌که به دنیای آفیس 2016 وارد شویم و به کنکاش در ویژگی‌ها و نرم‌افزارهای جدید آن بپردازیم، ابتدا بهتر است نگاهی کوتاه و مختصر به برنامه‌های کاربردی این بسته، برنامه‌هایی که تغییر پیدا کرده‌اند و پلتفرم‌هایی که آفیس برای آن‌ها عرضه شده است، داشته باشیم. 

مؤلفه‌های دسکتاپ
آفیس از مؤلفه‌های ریز و درشت زیادی ساخته شده است که بعضی از آن‌ها کاربرد عمومی دارند و طیف گسترده‌ای از مخاطبان از آن استفاده می‌کنند، در حالی که تعداد دیگری از آن‌ها مصارف خاص دارند. از جمله مؤلفه‌های آفیس به موارد زیر می‌توان اشاره کرد.

ورد
واژه‌پرداز ورد یکی از کلیدی‌ترین مؤلفه‌های بسته آفیس به شمار می‌رود. فرمت اصلی ذخیره‌سازی فایل‌ها در محیط ورد Doc است. البته ورد 2007 پشتیبانی از ذخیره‌سازی اکس ال ام محور را بر مبنای بهینه‌سازی بسته ورد پیشنهاد کرد و فرمت فایلی آن را Docx نامید. مایکروسافت در ورد 2013 تصمیم گرفت پشتیبانی جدی را از فرمت فایلی PDF داشته باشد، به ‌طوری که کاربران بدون نیاز به نرم‌افزارهای جانبی توانایی باز کردن فایل‌های PDF و ذخیره‌سازی اسناد در فرمت PDF را داشته باشند. نخستین نسخه ورد در سال 1983 و برای سیستم‌عامل MS-DOS عرضه شد. این نسخه برای نخستین بار از ماوس پشتیبانی می‌کرد. همچنین، نسخه ویژه ورد برای پلتفرم مک در سال 1985 عرضه شد. ورد ویژه مک نخستین نسخه گرافیکی از نرم‌افزار ورد مایکروسافت بود.

اکسل
اکسل یک برنامه صفحه گسترده است. این نرم‌افزار نیز همچون ورد نخستین بار در سال 1985 ویژه مک عرضه شد. نخستین نسخه ویژه سیستم‌عامل ویندوز نسخه 05/2 بود که همراه با نسخه ویژه مک در نوامبر سال 1987 تولید شد. ویژگی‌های این نسخه شباهت زیادی با نسخه مک داشت.

پاورپوینت
پاورپوینت یکی از کاربردی‌ترین نرم‌افزارهای آفیس به‌ویژه در زمان برگزاری کنفرانس‌ها به شمار می‌رود. این نرم‌افزار ارائه (Present) ویژه دو سیستم‌عامل ویندوز و مک عرضه شده است. این نرم‌افزار در ابتدا برای نمایش اسلایدشوها در قالب یک محتوای ترکیبی متنی، گرافیکی و دیگر اشیا مورد نیاز مورد استفاده قرار می‌گرفت. شیوه کار به‌ گونه‌ای بود که ارائه‌کننده توانایی چاپ یا ارائه زنده اسلایدها را داشت. 

اکسس
اکسس نرم‌افزار مدیریت بانک اطلاعاتی مایکروسافت ویژه ویندوز است. این نرم‌افزار ترکیبی از Microsoft Jet Database Engine و یک رابط گرافیکی کاربری همراه با ابزارهای توسعه نرم‌افزار است. اکسس توانایی ذخیره‌سازی داده‌ها در فرمت خاص خود را که توسط موتور بانک اطلاعاتی آن پردازش می‌شود، دارد. این نرم‌افزار همچنین توانایی وارد کردن یا لینک دادن داده‌های ذخیره شده به دیگر برنامه‌ها یا بانک‌های اطلاعاتی را دارد. 

آوت‌لوک
مایکروسافت آوت‌لوک (با Outlook Express اشتباه نگیرید) یک نرم‌افزار مدیریت اطلاعات شخصی است. این نرم‌افزار جایگزین Windows Messaging ،Microsoft Mail و +Schedule شد که در آفیس 97 قرار داشتند. این برنامه شامل تقویم، دفترچه نشانی، مدیریت وظایف و کلاینت ایمیل است. مایکروسافت برای نسخه مک در اواخر دهه 1990 میلادی چند نمونه از آوت‌لوک را معرفی کرد. اما فقط Microsoft Exchange Server مورد استفاده قرار گرفت. در آفیس 2001، برنامه جایگزین جدیدی معرفی شد که به‌طور کامل ویژگی‌های جدیدی را عرضه کرد. این بسته Microsoft Entourage نامیده شد. اما در آفیس 2011 دومرتبه آوت‌لوک جایگزین Entourage شد. 

وان‌نوت
مایکروسافت وان‌نوت برنامه رایگان دفترچه یادداشت است. این نرم‌افزار از تایپ متنی یا دست‌نوشته، شکل‌ها و کلیپ‌های تصویری و صوتی پشتیبانی می‌کند. یادداشت‌ها می‌توانند با دیگر کاربران وان‌نوت در اینترنت یا یک شبکه به اشتراک قرار گیرند. وان‌نوت نخستین بار به‌صورت یک برنامه مجزا و نه به‌عنوان بخشی از آفیس 2013 معرفی شد. با این حال، سرانجام به یکی از مؤلفه‌های مرکزی آفیس تبدیل شد.

آفیس 365
سرویس حق اشتراک آفیس 365 نسخه‌ای حرفه‌ای و سازمانی از آفیس به شمار می‌رود. آفیس 2016 که امروزه شاهد آن هستیم، طیف گسترده‌ای از خدمات را برای دارندگان آفیس 365 به ارمغان آورده است، به ‌طوری که نسخه جدید بیش از آن‌که دارندگان نسخه دسکتاپ را خوشحال کند، دارندگان نسخه سازمانی آفیس 365 را خشنود ساخته است. در رویکرد جدید، مایکروسافت مدل جدیدی به‌نام Current Branch را برای کسب‌وکارها پیشنهاد کرده است که خود بر مبنای سه الگوی مختلف کار می‌کند. در مجموع، کسب‌وکارهایی که از نسخه حق اشتراکی آفیس استفاده می‌کنند، همواره زودتر از دیگر کاربران به‌روزرسانی‌‌های مختلف از جمله به‌روزرسانی‌های امنیتی را دریافت خواهند کرد. در نسخه جدید، کسب‌وکارها ویژگی‌های قدرتمندی همچون BITS (سرنام Background Intelligent Transfer Service)، احراز هویت چند عاملی و... را تجربه خواهند کرد. در کنار مؤلفه‌های اصلی مایکروسافت که به آن‌ها اشاره کردیم، آفیس از برنامه‌های دیگری نیز ساخته شده است. این برنامه‌ها عبارتند از:  

Microsoft Publisher 
برنامه‌ای برای دسکتاپ است که به‌طور گسترده برای طراحی برچسب‌ها، کارت‌های تبریک، تقویم، خبرنامه‌ها، بروشورها، کارت‌های تجاری و سایت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. 

Microsoft Lync
برای برقراری ارتباطات مورد استفاده قرار می‌گیرد. به عبارت دقیق‌تر، لینک ابزاری برای ارتباطات یک‌پارچه است، به ‌طوری که به کاربر اجازه می‌دهد آگاه شود چه کسی در پشت کامپیوتر خود نشسته و در شبکه در دسترس است. همچنین، امکان برقراری ارتباطات و تبادل اطلاعات را به‌سادگی در اختیار کاربر قرار می‌دهد. طراحی لینک طوری بوده است که تمام روش‌های ارتباط آنلاین در یک دفتر مرکزی همچون تلفن، ایمیل، ویدیو کنفراس، پیام‌های فوری، پست صوتی و فکس را به گونه‌ای در یکدیگر ادغام می‌کند که به سفرهای غیر ضروری نیازی نداشته باشد. 
در نتیجه، مایکروسافت لینک را می‌توان یک برنامه سازمانی حرفه‌ای دانست. البته مایکروسافت در 11 نوامبر سال گذشته میلادی (2014) اعلام کرد، از این پس لینک با اسکایپ ویژه کسب‌وکارها جایگزین خواهد شد. سرانجام، در سه ماهه نخست 2015، مایکروسافت این برند را به Skype for business تغییر نام داد. جدیدترین نسخه این نرم‌افزار با حجم تقریبی 55 مگابایت در 22 سپتامبر سال جاری میلادی عرضه شد.

Microsoft Project
نرم‌افزار مدیریت پروژه است که اقدام به پیگیری رویدادها و ساخت چارت‌های شبکه‌ای می‌کند. این نرم‌افزار در همه نسخه‌های آفیس وجود ندارد. مایکروسافت پروجکت به شما کمک می‌کند تا ایده‌ها و افکار خود را در زمینه یک پروژه سازمان‌دهی و آن‌ها را به یک طرح اجرایی تبدیل کنید. ارائه گزارش‌های کاربردی از ویژگی‌های این نرم‌افزار است. 

Microsoft Visio
نرم‌افزاری برای طراحی فلوچارت‌ها و دیاگرام‌ها است. جدیدترین نگارش این نرم‌افزار در 22 سپتامبر سال جاری میلادی تحت عنوان Microsoft Visio 2013 Professional on Windows 7 منتشر شد. 

Microsoft SharePoint Designer
ویرایش‌گر حرفه‌ای HTML و ابزار رایگان طراحی وب است که برای ساخت، تغییر سایت‌ها و صفحات شیرپوینت مورد استفاده قرار می‌گیرد. به عبارت ساده‌تر، نرم‌افزار حرفه‌ای برای طراحی سریع سایت‌ها به شمار می‌رود. شیرپوینت دیزاینر جایگزینی برای FrontPage به شمار می‌رود که از نرم‌افزارهای قدیمی بسته آفیس بود. از جمله ویژگی‌های کلیدی آن می‌توان به ساخت صفحات ASP.Net تعاملی، ویرایش‌گری با ابزارهای پیش‌رفته و کاملاً بصری، توانایی اضافه کردن فایل‌های صوتی و تصویری و افزودن عناصر HTML اشاره کرد. جدیدترین نسخه آن در 30 اکتبر سال 2012 منتشر شد.

Microsoft InfoPath
InfoPath یکی دیگر از نرم‌افزارهای بسته آفیس به شمار می‌رود که در زمینه طراحی، انتشار، وارد کردن داده‌ها و پر کردن خودکار فرم‌های الکترونیکی که شامل داده‌های ساخت‌یافته هستند، مورد استفاده قرار می‌گیرد. به دلیل این‌که فلسفه طراحی این نرم‌افزار بر پایه جدایی داده‌ها از قالب نمایش آن‌ها در XML بوده است، این نرم‌افزار از محیط طراحی فرم WYSIWYG استفاده می‌کند. این نرم‌افزار نخستین بار در سال 2003 ارائه شد. در سال 2010، دو انشعاب از این برنامه به وجود آمد؛ InfoPath Designer ،InfoPath Filler و InfoPath Designer برای ساخت فرم‌ها و تعریف ساختارهای اطلاعاتی مورد استفاده قرار می‌گیرد، در حالی که InfoPath Filler برای تکمیل اطلاعات و تأیید آن‌ها به کار می‌رود. جدیدترین نسخه از این نرم‌افزار در اول سپتامبر سال جاری میلادی عرض شد. 

در نهایت، در کنار برنامه‌هایی که به آن‌ها اشاره شد، آفیس همراه با تعدادی برنامه و ویژگی جدید در اختیار کاربران قرار گرفته است. این برنامه‌ها و ویژگی‌های جدید عبارتند از:
Sunrise Calendar (ویژه مشترکان آفیس 365), Tell Me, Wunderlist, Sway, In Closing, Office Lens, Delve, Clutter, Smart Lookup, Planner تعامل‌پذیری با کورتانا و ادغام‌سازی با اسکایپ که هر یک جنبه‌های مختلفی را پوشش می‌دهند. 

Office Mobile
در کنار نسخه‌های دسکتاپ که همه ما با آن‌ها آشنا هستیم، نسخه‌های موبایل طرف‌داران خاص خود را دارد. نسخه‌های موبایل به گونه‌ای بهینه‌سازی شده‌اند که هر یک در قالب یک برنامه مجزا در اختیار کاربران قرار می‌گیرند.
این نرم‌افزارها به کاربر اجازه می‌دهند تا محتوای خود را در وان‌درایو ذخیره و اسناد خود را از SharePoint و One Drive ،One Drive For Business دریافت کند. اما نسخه ویندوزفون این توانایی را به کاربر می‌دهد تا اسناد خود را روی دستگاهی که از آن استفاده می‌کند نیز ذخیره کند. در حالی ‌که نسخه‌های آندرویید و آی‌اواس هر دو شباهت‌های بسیاری به یکدیگر دارند، اما در مقابل نسخه ویژه ویندوزفون از امکانات بهتری برخوردار است. 
Office Mobile نخستین بار در سال 2013 به دارندگان آی‌فون عرضه شد. این نرم‌افزار نیازمند آی‌اواس نسخه 7 به بعد بود. هر چند این برنامه را می‌توان روی دستگاه‌های آی‌پاد نیز مورد استفاده قرار داد، اما در واقع برای دستگاه‌های کوچک در نظر گرفته شده بود. Office Mobile ویژه دارندگان سیستم‌عامل آندرویید نیز در تاریخ 31 ژوییه 2013 عرضه شد. این بسته نیازمند آندرویید نسخه 4 به بعد بود. Office Mobile برای دارندگان هر دو پلتفرم به‌صورت رایگان عرضه شده است، به ‌طوری که کاربران با مراجعه به فروشگاه اپل و گوگل توانایی دانلود آن ‌را دارند. 
در ابتدا، تصمیم مایکروسافت این بود که دارندگان آی‌پاد باید به‌صورت پرداخت حق اشتراک آفیس 365 از این محصول استفاده کنند، اما در مارس 2014 با عرضه Office for iPad به‌روزرسانی‌ها به‌طور کامل در اختیار کاربران خانگی قرار گرفت، اما کسب‌وکارها برای دریافت به‌روزرسانی‌ها باید هزینه لازم را پرداخت کنند. در 6 نوامبر سال 2014، مایکروسافت نسخه به‌روز شده ورد، اکسل و پاورپوینت را برای آی‌اواس عرضه کرد. 
در 24 ژوئن 2015، مایکروسافت نسخه به‌روز شده‌ای از ورد، پاورپوینت و اکسل را ویژه آندرویید منتشر کرد و سرانجام در ژانویه 2015 نسخه به‌روز شده این برنامه، نسخه یونیورسال را برای دستگاه‌های مجهز به سیستم‌عامل ویندوز 10 عرضه کرد. نسخه‌ای که تبلت‌ها و تلفن‌های هوشمند را شامل می‌شود. 

راه‌کار امنیتی گذرواژه‌ها
بسته آفیس مجهز به ویژگی امنیتی رمزنگاری است. به‌ طوری که این رمزنگاری روی اسناد مرتبط به نرم‌افزارهای ورد، پاورپوینت و اکسل قابل پیاده‌سازی است. گذرواژه کاربر می‌تواند شامل 255 کاراکتر باشد که به‌طور پیش‌فرض توسط الگوریتم رمزنگاری پیش‌رفته 128 بیتی AES کدگذاری می‌شود. البته رمزنگاری 128 بیتی آن‌‌چنان قدرتمند نیست و می‌تواند توسط نرم‌افزارهای جانبی شکسته شود. 

ویرایش‌ها
طی سال‌هایی که آفیس منتشر شده، نسخه‌های مختلفی از آن در اختیار مصرف‌کنندگان قرار گرفته است. هر یک از این نسخه‌ها مخاطبان خاص خود را دارند و توانایی‌های مختلفی را عرضه می‌کنند. آفیس 2016 نیز از این قاعده مستثنا نیست و همچون پیشینیان خود در نگارش‌های مختلفی عرضه می‌شود. همه نسخه‌های سنتی نرم‌افزارهای آفیس همراه با لایسنسی عرضه می‌شوند که تنها روی یک کامپیوتر اجرا شود. اما آفیس 2016 ویژه ویندوز در قالب پنج نسخه زیر عرضه شده است:
1- Home & Student
این نسخه مختصر شامل همه برنامه‌های اصلی ورد، اکسل، پاورپوینت و وان‌نوت می‌شود. 
2- Home & Business
این نسخه مختصر همانند نسخه دانشجویی است، با این تفاوت که آوت‌لوک نیز در آن قرار دارد.
3- Standard
این نسخه تنها از طریق کانال‌های خاصی در اختیار مصرف‌کنندگان قرار می‌گیرد و ضمن آن‌که همه برنامه‌های نسخه تجاری را در خود جای داده است، همراه با برنامه Publisher عرضه می‌شود. 
4- Professional
این نسخه دربرگیرنده تمام برنامه‌هایی است که در نسخه استاندارد قرار دارد، با این تفاوت که نرم‌افزار اکسس نیز در آن قرار گرفته است.
5- Professional Plus
سرانجام، نسخه حرفه‌ای آفیس تنها نسخه‌ای است که ضمن در اختیار داشتن برنامه‌های نسخه حرفه‌ای، همراه با برنامه‌های InfoPath و Lync (اسکایپ ویژه کسب‌وکارها) عرضه می‌شود. 

نسخه‌های عرضه شده از آفیس طی این سال‌ها
بسته آفیسی که امروزه در اختیار ما قرار دارد، مسیر پر فراز و نشیبی را پشت سر نهاده است. طی این سال‌ها بسته آفیس به گونه‌ای تغییر و تکامل یافته است که شباهت بسیار کمی به روزهای اولیه آن دارد. بیش‌تر ابزارها و مؤلفه‌های آن دست‌خوش تغییرات اساسی یا حذف شده‌اند. اما به‌طور کل، آفیس جدید رویکردی بر مبنای فضای ابری و خدمات ابری دارد، به‌طوری که طیف گسترده‌ای از امکانات آن اکنون در فضای ابری در دسترس است. دارندگان آفیس 365 اکنون توانایی بهره‌مندی از این ویژگی‌ها را دارند. در جدول 1 تاریخچه‌ای از نسخه‌های آفیس را همراه با سیستم‌عاملی که بر پایه آن عرضه شده‌اند، مشاهده می‌کنید.